Zugriff auf Dokumentenmanagementsysteme erlaubt

Betriebsprüfer darf digitalisierte Rechnungen lesen

 

Unternehmer sind nicht nur verpflichtet Rechnungen, Jahresabschlüsse und andere Geschäftsunterlagen im Original aufzubewahren. Vielmehr sind auch alle digital erzeugten bzw. empfangenen und maschinell auswertbaren Daten zu archivieren. Dies ermöglicht es den Prüfern der Finanzbehörde, sich die relevanten Unterlagen nicht nur auf Papier, sondern auch in elektronischer Form, z. B. als Diskette oder CD-ROM, vorlegen zu lassen. Dabei müssen nicht nur die gespeicherten steuerrelevanten Unterlagen, sondern auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden.

Auch mit dem Digitalisieren, Scannen und Speichern von papierenen Rechnungen werden Unterlagen mittels eines Datenverarbeitungssystems erstellt. Unerheblich ist, dass die Rechnungen auch im Original vorgelegt werden können. Sofern steuerrelevante Unterlagen in einem Dokumentenmanagementsystem abgelegt und verwaltet werden, muss einem Betriebsprüfer der Lesezugriff gewährt werden. Er kann auch verlangen, dass die Daten nach seinen Vorgaben maschinell ausgewertet oder auf einem Datenträger übergeben werden. Mit einem Ausdruck der gewünschten Daten auf Papier muss er sich nicht zufrieden geben. Was bei einer traditionellen Außenprüfung nur anhand von Stichproben überprüft und mühsam in den Buchführungsunterlagen gesucht werden musste, kann nunmehr in wesentlich kürzerer Zeit gezielt aus den Unternehmensdaten herausgefiltert, verprobt und überprüft werden.

Hinweis:
Unerheblich ist, wenn in dem Dokumentenmanagementsystem noch andere betriebsinterne Daten abgelegt und verwaltet werden. Achten Sie daher darauf, dass steuerlich nicht relevante Unterlagen getrennt archiviert werden bzw. der Zugriff auf bestimmte Datensätze beschränkt werden kann.

(Stand: 23.08.2011)

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