Vorsteuerabzug für elektronische Rechnungen erleichtert

Qualifizierte elektronische Signatur nicht mehr gefordert

 

Bei elektronischen Rechnungen durfte die Vorsteuer bisher nur abgezogen werden, wenn sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur übertragen wurden. Der Rechnungsempfänger musste diese Signatur überprüfen und das Prüfprotokoll neben der Rechnung elektronisch archivieren. Dieses Verfahren war nicht nur kompliziert, es war auch mit viel Aufwand verbunden. Deshalb begrüßten viele Unternehmer die Erleichterung: Für alle nach dem 30. Juni 2011 ausgeführten Umsätze ist bei der Rechnungsübermittlung keine elektronische Signatur mehr erforderlich. Trotzdem ist der Vorsteuerabzug nur gestattet, wenn die Rechnung die folgenden Angaben enthält:

  • Aussteller und Empfänger der Rechnung,
  • Rechnungsnummer und -datum,
  • Zeitpunkt und Art der erbrachten Leistung,
  • die Höhe des Entgelts sowie
  • Angaben zur Umsatzsteuer und die Steuernummer.

Kein besonderes Kontrollverfahren erforderlich

Jeder Unternehmer muss die korrekte Übermittlung einer elektronischen Rechnung prüfen. Wie er dies tut, kann er selbst festlegen. Ein besonderes betriebliches Kontrollsystem wird dazu nicht benötigt. Ausreichend ist, wenn der Unternehmer kontrolliert, ob eine Rechnung inhaltlich ordnungsgemäß ist. Dazu sollte ein manueller Abgleich mit der Bestellung, dem Auftrag oder dem Lieferschein erfolgen und geprüft werden, ob:

  • die in Rechnung gestellte Leistung tatsächlich erbracht wurde,
  • der Rechnungsaussteller den Zahlungsanspruch hat und
  • die angegebene Kontoverbindung korrekt ist.

Die tatsächliche Bezahlung der Rechnung ist bereits ein hinreichendes Indiz für ein korrekt durchgeführtes Kontrollverfahren.

Besonders Archivierung notwendig

Bei allen Rechnungen muss gewährleistet werden, dass ihre Herkunft echt, ihr Inhalt unversehrt und sie vom Zeitpunkt ihrer Ausstellung bis zum Ende der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist lesbar ist. Zudem müssen elektronische Rechnungen so archiviert werden, dass eine Änderung ausgeschlossen ist. Der Papierausdruck allein reicht nicht aus. Bei Rechnungen, die als Dateianhang versandt werden, ist auch die E-Mail elektronisch aufzubewahren.

Bei Rechnungskopien wird keine Umsatzsteuer geschuldet

Auch für die Rechnungsaussteller gibt es gute Nachrichten. Die Finanzverwaltung hat klargestellt: Werden inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung übersandt, muss nicht nochmals Umsatzsteuer gezahlt werden. Damit dürfte es unproblematisch sein, wenn ein Unternehmer zunächst eine elektronische Rechnung übermittelt und später noch eine Papierrechnung, z. B. weil der Rechnungsempfänger einer elektronischen Übertragung widerspricht. Auch wenn einem Kunden das Original abhanden gekommen ist, kann eine Zweitschrift ohne besondere Kennzeichnung übersendet werden. Wir empfehlen jedoch, diese auch weiterhin als „Kopie“ oder „Duplikat“ zu bezeichnen. Stellt ein Unternehmer jedoch für dieselbe Leistung mehrere Rechnungen aus, schuldet er nach wie vor die ausgewiesene Umsatzsteuer auch mehrfach.

(Stand: 14.10.2012)

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