Vorsteuerabzug bei verlorenen Rechnungen gefährdet

 

 

Nur wenn eine Rechnung alle Pflichtangaben enthält, können Unternehmer die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen. Eine ordnungsgemäße Rechnung muss mindestens die folgenden Angaben enthalten:

  • Rechnungsnummer und -datum,
  • Rechnungsaussteller und Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Ident-Nr.,
  • Lieferzeitpunkt,
  • Leistungsempfänger,
  • eine Leistungsbeschreibung,
  • das Entgelt und
  • den Steuersatz sowie die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer.

Enthält eine Rechnung nicht alle Pflichtangaben, geht möglicherweise der Vorsteuerabzug verloren. Aber in diesem Fall kann die Rechnung grundsätzlich korrigiert werden. Doch was passiert, wenn Originalrechnungen verloren gehen, z. B. bei Diebstahl, einem Brand oder einer Naturkatastrophe wie dem Hochwasser im vergangenen Frühjahr? Grundsätzlich gilt: Ohne Rechnung kein Vorsteuerabzug. Ausnahmen gibt es allenfalls im Katastrophenfall, um unbillige Härten zu vermeiden. Beispielsweise sehen die verfahrensrechtlichen Erleichterungen der Länder-Finanzministerien vor, dass den im Mai und Juni 2013 Hochwassergeschädigten keine nachteiligen steuerlichen Folgen erwachsen dürfen, wenn Buchführungsunterlagen unmittelbar durch die Flut vernichtet wurden. Zeugenbeweis nicht ausreichend Bei Betriebsprüfungen müssen regelmäßig Eingangsrechnungen vorgelegt werden, damit geprüft werden kann, ob der Vorsteuerabzug zu Recht vorgenommen wurde. Sind die Originalrechnungen verloren gegangen, muss der Unternehmer nachweisen, dass es diese Rechnungen tatsächlich gegeben hat. Im Idealfall gibt es eine Rechnungskopie bzw. eine solche kann vom Lieferanten oder Leistungserbringer angefordert werden. Doch das ist bei einem Totalverlust der Originalrechnungen nur teilweise möglich. Ohne Rechnungskopie wird es jedoch schwierig nachzuweisen, für welche konkrete Leistung und welchen Entgeltbetrag der Vorsteuerabzug beantragt wird. Kein ausreichender Nachweis wird erbracht, wenn Lieferanten oder Mitarbeiter der mit der Buchführung beauftragten Steuerberatungskanzlei pauschal bezeugen, dass ausschließlich ordnungsgemäße, zum Vorsteuerabzug berechtigende Rechnungen ausgestellt bzw. in der Buchhaltung erfasst wurden. Dies gilt nach Auffassung des Finanzgerichts Sachsen-Anhalt zumindest dann, wenn sich die Zeugen nicht konkret an die einzelnen Rechnungen erinnern können. Die Richter entschieden, dass die Besteuerungsgrundlagen für nicht durch Rechnungskopien nachgewiesene Vorsteuern vom Finanzamt geschätzt werden dürfen. Im Urteilsfall wurden einem Steuerpflichtigen die Unterlagen gestohlen. Er konnte nur 3 % der geltend gemachten Vorsteuer durch Rechnungskopien nachweisen. Das Finanzamt schätzte daraufhin und erkannte nur 60 % der Vorsteuer an.

Hinweis:

Ob die Bundesfinanzrichter die Ansicht des Finanzgerichts teilen, insbesondere wie sie sich zu einem möglichen Zeugenbeweis positionieren, bleibt abzuwarten. Unternehmer, bei denen das Finanzamt oder Betriebsprüfer die Vorsteuern schätzen wollen, weil Originalrechnungen verlorengegangen sind, sollten Einspruch einlegen. Bis zu einer Entscheidung im anhängigen Revisionsverfahren ruhen Einspruchsverfahren. Das Urteil zeigt aber auch, wie wichtig es ist, Unterlagen sicher aufzubewahren. Es lohnt sich also, über eine elektronische Rechnungslegung und eine digitale Archivierung von Rechnungen nachzudenken.

(Stand: 08.10.2013)

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