Vorsicht beim Entrümpeln

Aufbewahrungsfristen gelten auch für elektronische Daten

 

Wer das neue Jahr damit beginnen möchte, sich von Dingen zu trennen, sollte wissen, was wirklich entsorgt werden darf. Denn steuerlich relevante Papierbelege sind für gesetzlich vorgeschriebene Zeiträume aufzubewahren. Selbst die auf elektronischem Weg empfangenen, erstellten bzw. gescannten Dokumente, z. B. gespeicherte Daten sowie die Bedienungsanleitungen und Programmierprotokolle von PC-Kassen und Warenwirtschaftssystemen, müssen archiviert und aufbewahrt werden. Dabei gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen.

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre

  • Buchungsbelege
  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanzen
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen

Aufbewahrungsfrist 6 Jahre

  • Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Antworten auf die abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung vonBedeutung sind

Die Aufbewahrungspflicht für steuerrelevante Unterlagen beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die jeweiligen Geschäftsbücher gemacht wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist können am 31. Dezember 2015 vernichtet werden, wenn die letzte Eintragung im Jahr 2005 erfolgte. Für Unterlagen mit 6-jähriger Aufbewahrungsfrist ist der 31. Dezember 2009 Stichtag. Bedienungsanleitungen und alle Protokolle zur Programmierung einer Kasse müssen nach dem Jahr des letzten Einsatzes der Kasse noch 10 Jahre aufbewahrt werden.

In Ausnahmefällen muss länger archiviert werden

Manchmal müssen Unterlagen länger aufbewahrt werden, z. B. wenn das Besteuerungsverfahren durch eine Betriebsprüfung noch nicht abgeschlossen ist. Daneben sollten Unterlagen, die dauerhaft von Bedeutung sind, so lange archiviert werden, wie sie steuerlich relevant sein können (z. B. Mietverträge, Darlehensverträge, Gesellschaftsverträge).

Auch Privatpersonen müssen Rechnungen aufbewahren

Jeder, der Handwerkerleistungen oder auch Reinigungsarbeiten in seiner Wohnung, in seinem Haus oder auf seinem Grundstück ausführen lässt, muss die Rechnungen zwei Jahre lang aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungen aus dem Jahr 2013 müssen demnach bis Ende 2015 aufbewahrt werden.

Hinweis

Wer die Rechnung, den Zahlungsbeleg oder die beweiskräftigen Unterlagen nicht fristgerecht aufbewahrt, muss mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 Euro rechnen.

(Stand: 08.01.2016)

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