Sorgfalt vermeidet Ärger

Anforderungen an ordnungsgemäße Fahrten-bücher erneut verschärft

 

Wer ein betriebliches Fahrzeug auch privat nutzen kann, hat zweifellos einen Vorteil, den das Finanzamt versteuert haben möchte. Gerade bei teuren Fahrzeugen und einer nur geringen privaten Nutzung kann es sinnvoll sein, ein Fahrtenbuch zu führen. Darin sind die beruflichen Fahrten, die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb und die Privatfahrten genauestens festzuhalten. Zudem müssen die gesamten Fahrzeugkosten aufgezeichnet und durch Belege nachgewiesen werden.

Ein Fahrtenbuch muss fortlaufend, zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Es muss ausgeschlossen sein, dass nachträglich noch etwas eingefügt oder geändert werden kann. Selbst dann, wenn das Verhältnis von privater und betrieblicher Nutzung gleichbleibend ist, genügt es nicht, ein Fahrtenbuch nur für einen repräsentativen Zeitraum zu führen.

Fahrtenbucheintragungen für jede betriebliche Fahrt:

  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt
  • Ausgangs- und Endpunkte der jeweiligen Fahrten
  • Reiseziel und -zweck
  • Namen der aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner

Es genügt nicht, die Fahrten allgemein als Dienstfahrten" zu bezeichnen. Auch bei einer einheitlichen beruflichen Reise müssen alle Kunden in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht wurden. Die Mindestangaben im Fahrtenbuch können auch nicht durch anderweitige Aufzeichnungen ersetzt oder ergänzt werden, wie z. B. durch Terminkalender oder Excel-Listen. Nur für die Privatfahrten genügen das Datum und Kilometerangaben, ohne dass im Einzelnen der Reiseweg und der Reisezweck angegeben sind.

Elektronische Fahrtenbücher müssen unabänderbar sein

Bei elektronischen Fahrtenbüchern müssen nachträgliche Änderungen der Daten programmtechnisch ausgeschlossen sein oder in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden. Erleichterungen gelten für elektronische Fahrtenbücher, in denen automatisch bei Beendigung jeder Fahrt Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden. Hier reicht es aus, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Fahrtende in einem Webportal nachträgt. Bei einer GPS-Ermittlung der Fahrtstrecken sind dadurch entstehende Abweichungen vom Tachostand des Fahrzeugs unbedenklich. Allerdings sollte der tatsächliche Tachostand im Halbjahres- oder Jahresabstand dokumentiert werden.

(Stand: 23.07.2013)

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