Reisekostenrecht umfassend reformiert

Steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten versus Haftungsfalle für Arbeitgeber

 

Ab 2014 wird die regelmäßige Arbeitsstätte von der ersten Tätigkeitsstätte abgelöst. Sie ist eine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines fremden Dritten, an der der Arbeitnehmer zumindest in geringem Umfang tätig wird. Damit kann beispielsweise auch die Betriebsstätte eines Kunden zur ersten Tätigkeitsstätte werden.

Arbeitgeber sollte Zuordnungsentscheidung treffen

Für Arbeitnehmer, die nahezu arbeitstäglich am Betriebssitz ihres Arbeitgebers tätig sind, z. B. im Büro oder Produktionsbetrieb, ändert sich nichts. Sie können für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit wie bisher 0,30 EUR pro Entfernungskilometer (Entfernungspauschale) steuerlich absetzen. Für alle Dienstfahrten dürfen 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer (Kilometerpauschale) abgezogen werden. Anders sieht es bei Arbeitnehmern aus, die in verschiedenen Filialen ihres Arbeitgebers eingesetzt werden und damit mehrere Tätigkeitsstätten haben. Ob und wo ein solcher Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte hat, wird grundsätzlich durch arbeits- und dienstrechtliche Festlegungen vom Arbeitgeber bestimmt und dokumentiert. Wenn der Arbeitgeber keine Zuordnung trifft, werden folgende Kriterien herangezogen: Die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers ist dort, wo er typischerweise arbeitstäglich, je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft tätig werden soll. Kommen danach mehrere Arbeitsorte in Frage, wird jener zur ersten Tätigkeitsstätte, der am nächsten zur Wohnung des Arbeitnehmers liegt. Für die Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte kann nur die Entfernungspauschale abgesetzt werden, für die Fahrten zu allen anderen Tätigkeitsstätten die Kilometerpauschale.

Zuordnung schafft Gestaltungsspielräume

Steuerliche Nachteile lassen sich vermeiden, indem der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte so festlegt, dass dem Arbeitnehmer nur kurze oder sogar keine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entstehen. Für Arbeitnehmer kann sich das Nettoeinkommen deutlich erhöhen, wenn fast alle dienstlichen Fahrten mit der Kilometerpauschale abgerechnet werden können. Überlässt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer ein Dienstfahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit, spielt es für den zu versteuernden geldwerten Vorteil eine große Rolle, wie weit die erste Tätigkeitsstätte von der Wohnung entfernt ist. Durch eine optimale Zuordnung können Lohnsteuer und Sozialabgaben gespart werden.

Keine Regel ohne Ausnahme

Es gibt aber auch Arbeitnehmer, die keine erste Tätigkeitsstätte haben und trotzdem für bestimmte Fahrten nur die Entfernungspauschale absetzen können. Betroffen sind Arbeitnehmer, die sich immer an einem bestimmten Ort treffen, z. B. einem Fahrzeugdepot oder ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet haben, wie Forstarbeiter. Hier ist die Entfernungspauschale auf die Fahrten zwischen der Wohnung und dem Sammelpunkt bzw. dem nächstgelegenen Zugang zum Tätigkeitsgebiet anzuwenden.

Hinweis

Wird bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit am selben Ort (mehr als 48 Monate) die Betriebsstätte eines Kunden zur ersten Tätigkeitsstätte, dürfen Fahrtkosten nicht mehr steuerfrei ersetzt werden.

(Stand: 20.01.2014)

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