Nichts geht ohne Fahrtenbuch oder Nutzungsverbot

Dienstwagen-Nutzer werden künftig mehr zur Kasse gebeten

 

Darf ein Arbeitnehmer ein betriebliches Fahrzeug auch privat nutzen, hat er zweifellos einen Vorteil in Geldeswert, den das Finanzamt versteuert haben möchte. Dieser ist als Arbeitslohn zu erfassen. Er ist entweder pauschal nach der sogenannten 1 %-Methode zu ermitteln oder mit Hilfe eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuches, in dem alle einzelnen Fahrten exakt aufgelistet werden. Doch nicht immer wird ein zur privaten Nutzung überlassenes Fahrzeug tatsächlich auch privat genutzt. In diesen Fällen konnte bisher eine Besteuerung vermieden werden. Doch nun haben die Bundesfinanzrichter in mehreren Entscheidungen ihre Rechtsauffassung geändert und die Regeln für die Dienstwagen-Nutzung verschärft.

Nutzungsverbot vermeidet Lohnsteuer

Künftig hilft nur noch ein Nutzungsverbot. Arbeitnehmer, die ihren Dienstwagen ausschließlich für berufliche Fahrten nutzen, müssen dies mit einem vertraglich vereinbarten Nutzungsverbot nachweisen. Doch damit nicht genug. Der Arbeitgeber muss regelmäßig kontrollieren und protokollieren, dass das Verbot auch eingehalten wird. Verstößt der Arbeitnehmer gegen ein ausdrückliches Nutzungsverbot, dann ist diese private Dienstwagennutzung kein steuerpflichtiger Arbeitslohn. Ohne ein ausdrückliches Nutzungsverbot wird es künftig jedoch kaum möglich sein, eine unerlaubte und gegen den Willen des Arbeitgebers erfolgte Privatnutzung von einer geduldeten Nutzungsüberlassung abzugrenzen. Zwar muss der Finanzbeamte oder Betriebsprüfer nachweisen, dass ein Dienstwagen arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anders getroffenen Nutzungsvereinbarung zur privaten Nutzung überlassen wird. Er darf sich dabei auch nicht vom ersten Anschein leiten lassen, dass ein Arbeitnehmer ein von ihm für dienstliche Fahrten genutztes Fahrzeug stets auch privat nutzt. Doch auf der sicheren Seite sind nur diejenigen, die wirklich nachweisen können, dass ein Nutzungsverbot erteilt und eingehalten wurde.

Auf die tatsächliche Nutzung kommt es nicht an

Hat ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer hingegen die private Nutzung des Dienstwagens erlaubt, fällt auf jeden Fall Steuer an. Es reicht aus, dass eine private Nutzung zumindest möglich ist. Ob der Arbeitnehmer tatsächlich mit dem Dienstwagen auch privat fährt, spielt keine Rolle. Das kann insbesondere bei teuren Fahrzeugen zu einer steuerlichen Mehrbelastung führen. Der geldwerte Vorteil für die private Kfz-Nutzung(smöglichkeit) wird regelmäßig nach der 1 %-Methode bewertet. Lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig ist monatlich 1 % des inländischen Brutto-Listenpreises des Fahrzeuges zum Zeitpunkt seiner Erstzulassung. So muss für einen Dienstwagen mit einem Bruttolistenpreis von 35.000 EUR und einem persönlichen Steuersatz von 42 % jährlich ungefähr 1.760 EUR Lohnsteuer gezahlt werden. Je teurer das Fahrzeug, desto höher ist der geldwerte Vorteil.

Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch kann steuerliche Belastung mindern

Arbeitnehmern, die ihren Dienstwagen nicht oder nur in sehr geringem Umfang für private Fahrten nutzen, hilft dann nur noch ein Fahrtenbuch. Der Vorteil aus der privaten Kfz-Nutzung wird dabei mit dem auf die Privatfahrten entfallenden Teil der gesamten Fahrzeugkosten (Benzin, Kfz-Steuer und Versicherung, Reparaturen etc.) ermittelt. Damit kann gegenüber der pauschalen Bewertung die steuerliche Belastung erheblich gemindert werden, insbesondere bei nur geringer privater Nutzung und Fahrzeugen mit hohen Bruttolistenpreisen. Doch Vorsicht: Der Fiskus erkennt nur ordnungsgemäß geführte Fahrtenbücher an. Ein Fahrtenbuch muss fortlaufend, zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Es muss ausgeschlossen sein, dass nachträglich noch etwas eingefügt oder geändert werden kann. Auch genügt es nicht, die Fahrten allgemein als „Dienstfahrten” zu bezeichnen. Vielmehr muss für jede betriebliche Fahrt das Datum, der Kilometerstand zu Beginn und am Ende der einzelnen Fahrt, die Ausgangs- und Endpunkte, Reiseziel und -zweck sowie die Namen der aufgesuchten Kunden und Geschäftspartner aufgezeichnet werden. Die Mindestangaben im Fahrtenbuch können auch nicht durch anderweitige Aufzeichnungen ersetzt oder ergänzt werden, wie z. B. durch Terminkalender oder Excel-Listen. Ist ein Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt, versteuert der Fiskus die Privatnutzung nach der 1 %-Regelung.

Tipp:

Wir empfehlen Ihnen, die mit Ihnen als Arbeitnehmer bzw. von Ihnen als Arbeitgeber getroffenen Dienstwagenregelungen zu überprüfen. Sind sie mit der neuen Rechtsprechung vereinbar und wird auch das geregelt, was Sie wollen? Vereinbaren Sie ein Verbot für die private Nutzung, wenn ein Dienstwagen ausschließlich für betriebliche Fahrten genutzt wird und genutzt werden soll! Vermeiden Sie unnötige Steuer- und Beitragsnachzahlungen und eine Lohnsteuerhaftung als Arbeitgeber! Wir unterstützen Sie dabei gern! Sprechen Sie uns an!

(Stand: 15.07.2013)

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