Hürden für Fahrtenbücher werden noch höher

Diktiergeräte und Excel-Tabellen sind nicht erlaubt

 

Die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sind äußerst hoch und so schauen Betriebsprüfer ganz genau hin. Nicht selten verwerfen sie es schon bei kleinsten Mängeln. Für jede betriebliche Fahrt sind folgende Mindestangaben einzutragen:

  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt
  • Ausgangs- und Endpunkte der jeweiligen Fahrten
  • Reiseziel und -zweck

Es genügt nicht, die Fahrten jeweils als Dienstfahrt” zu bezeichnen. Auch bei einer einheitlichen beruflichen Reise müssen alle Kunden in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden, in der sie aufgesucht wurden. Die  Mindestangaben können auch nicht durch anderweitige Aufzeichnungen, wie Terminkalender oder Excel-Listen ersetzt oder ergänzt werden.

Hinweis

Bei Privatfahrten genügen jedoch das Datum der Fahrt und die Kilometerangaben.

Elektronische Fahrtenbücher müssen unveränderbar sein

Ein Fahrtenbuch muss fortlaufend, zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Es darf nicht möglich sein, nachträglich etwas einzufügen oder zu ändern. Bei elektronischen Fahrtenbüchern müssen nachträgliche Änderungen programmtechnisch ausgeschlossen sein oder in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden.

Besprochene Kassetten werden nicht als Fahrtenbuch anerkannt

Ein Diktiergerät ist keine Alternative. Um Zeit zu sparen und das lästige Schreiben zu vermeiden, diktierte ein Unternehmer zu Beginn jeder Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum und den Kilometerstand, besondere Vorkommnisse unterwegs, wie Staus, Straßensperrungen oder Umleitungen und am Ende wiederum den Kilometerstand. Die Ansagen auf dem Band wurden regelmäßig in Excel–Dateien übertragen und die einzelnen Tabellenblätter am Jahresende gebunden. Zusätzlich wurden alle Bänder aufbewahrt und nicht wieder überspielt. Doch die Mühe war vergebens. Betriebsprüfer und Finanzrichter erkannten das Fahrtenbuch nicht an. Zur Begründung hieß es: Excel-Tabellen und besprochene Kassetten können jederzeit geändert werden. Jedes einzelne Band kann komplett neu besprochen werden. Die Bänder sind nicht gegen Verlust gesichert. Wurde ein Band während der Fahrt versehentlich gelöscht und neu besprochen, ist dies nicht feststellbar. Es ist nur mit unvertretbarem Aufwand überprüfbar, ob die Bänder eins zu eins in die Excel-Tabellen übertragen wurden. Ein mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen erstelltes Fahrtenbuch ist nur ordnungsgemäß, wenn diese Aufzeichnungen nachweisbar unmittelbar ausgedruckt werden.

Hinweis

Es bleibt abzuwarten, wie die obersten Finanzrichter im anhängigen Revisionsverfahren entscheiden werden. Bis dahin bleibt das täglich handschriftlich geführte Fahrtenbuch nach wie vor die sicherste Variante.

(Stand: 26.10.2015)

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