Entwarnung für Hoteliers und Gastronomen

Kassenauftragszeile muss nicht vorgelegt werden

 

Betriebsprüfer meinen regelmäßig, dass ihnen nach den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) alle von der PC-Kasse eines Gastronomen oder Hoteliers erstellten Dateien vorgelegt werden müssen. Sie fordern daher Gastronomen und Hoteliers auf, die Dateien mit den Einzelaufzeichnungen der Barverkäufe (Kassenauftragszeile) vorzulegen. Kommen die dieser Aufforderungen nicht nach, wird ein Verzögerungsgeld angedroht bzw. festgesetzt. Doch das Hessische Finanzgericht hat dieser Betriebsprüfungspraxis eine Absage erteilt und die auch von ETL ADHOGA vertretene Auffassung bestätigt.

Keine Vorlagepflicht für freiwillige Aufzeichnungen

Führt ein Hotelier oder Gastronom über die zulässige Ermittlung der Tageseinnahmen durch Tagesendsummenbons hinaus freiwillig eine von seiner PC-Kasse erstellte Datei mit Einzelaufzeichnungen der Barverkäufe, ist er in der Regel nicht verpflichtet, diese Datei bei einer Betriebsprüfung vorzulegen. Den Finanzrichtern fehlt dafür eine Rechtsgrundlage, die die Vorlagepflicht von Dateien mit Einzelaufzeichnungen der Barverkäufe rechtfertigt.

Hotels und Gaststätten, die an Endverbraucher und nicht an andere gewerbliche Unternehmen liefern, sind aufgrund ihrer Größe und ihrer Einzelumsatzhäufigkeit weder nach dem Handelsgesetzbuch noch nach den steuerlichen Vorschriften der Abgabenordnung oder nach berufsrechtlichen Bestimmungen verpflichtet, die einzelnen Barverkäufe manuell oder auf einem Datenträger aufzuzeichnen. Die Finanzrichter stützten sich dabei auf die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes. Dieser hatte bereits entschieden, dass es aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität für eine ordnungsgemäße Buchführung auch im Computerzeitalter nicht in jedem Fall erforderlich ist, Einzelaufzeichnungen zu führen. So sind Einzelaufzeichnungen entbehrlich, wenn ein Unternehmer gegen Barzahlung Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl von Kunden im offenen Ladengeschäft verkauft. Es reicht in solchen Fällen aus, die festgestellten Tagesendsummen täglich fortlaufend in ein Kassenbuch zu übertragen. Einzelaufzeichnungen zu Barverkäufen sind zwar für das Finanzamt bei einer Verprobung der Pflichtaufzeichnungen hilfreich und interessant. Doch das begründet noch keine Vorlagepflicht.

Ohne Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht keine Vorlagepflicht

Da für Hotels und Gaststätten die gesonderte Aufzeichnung des Warenausgangs und der Einnahmen nicht erforderlich ist, müssen freiwillig geführte Aufzeichnungen auch nicht vorgelegt werden. Dies gilt zumindest, solange der Gesetzgeber kein gesetzliches Zugriffsrecht auch für die außerhalb einer gesetzlichen Aufzeichnungspflicht vom Steuerpflichtigen geschaffenen Daten einführt, wie es beispielsweise in Österreich der Fall ist. Doch Vorsicht: Aus der fehlenden Vorlagepflicht für die Kassenauftragszeile darf nicht abgeleitet werden, das Finanzamt dürfe nicht hinzuschätzen. Ist eine Buchführung nicht ordnungsgemäß, sind Hinzuschätzungen erlaubt. So lassen nicht ordnungsgemäße Kassenaufzeichnungen, z. B. Differenzen zwischen den Tagessummen laut Z-Bons und den Eintragungen im Kassenbuch oder die nicht zeitgerechte Führung des Kassenbuchs, den Schluss zu, dass nicht alle Bareinnahmen verbucht worden sind. In diesen Fällen darf hinzugeschätzt werden.

(Stand: 12.07.2013)

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