Elektronische Kassen müssen prüfungssicher sein

Kassensoftware-Entwickler haften für hinterzogene Steuern

 

Registrierkassen und PC-Kassen mit integriertem Warenwirtschaftssystem erleichtern heute den Arbeitsalltag von Unternehmen mit erheblichem Anteil an Bargeschäften. Dabei werden unzählige Daten erfasst, die nicht nur für den Unternehmer, sondern auch für das Finanzamt interessant sind. Seit 2010 können die Finanzbeamten bei einer Betriebsprüfung die Vorlage von elektronisch erzeugten Kassendaten, Einzelaufzeichnungen zu Barverkäufen sowie Statistiken über Kundenfrequenz und Verkaufsaktivitäten verlangen. Dies gilt, wie die obersten Bundesfinanzrichter kürzlich entschieden, auch für die Daten der Kassenauftragszeile. Zudem muss jeder Unternehmer dafür sorgen, dass seine Kasse für den Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren folgende Anforderungen erfüllt:

  • Alle Einzeldaten müssen in unveränderbarer Weise gespeichert werden.
  • Die Daten dürfen nicht zusammengefasst oder in irgendeiner Art verdichtet werden.
  • Die Daten müssen für Prüfungszwecke jederzeit auslesbar gemacht werden können.

Übergangsfrist läuft Ende 2016 aus

Ermöglicht das bisher im Unternehmen eingesetzte Kassen-system keine prüfungssichere Datenspeicherung, ist der Unternehmer verpflichtet, seine Kasse auf- oder umzurüsten. Ist dies bauartbedingt nicht möglich, darf die Kasse für eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2016 weiter eingesetzt werden. In diesen Fällen muss aber spätestens bis Ende 2016 eine neue Kasse angeschafft werden. Die verbleibende Übergangsfrist wird schnell vergehen. Daher sollte sich jeder Betroffene bei seinem Händler für Kassensysteme vergewissern, dass seine Kasse prüfungssicher ist oder bald eine neue Kasse für sein Unternehmen anschaffen.

Kassenmanipulation kann teuer werden

Moderne computergesteuerte Registrierkassen können mit kleinen, auf winzigen USB-Sticks versteckten, Programmen manipuliert werden. Sogenannte Zapper-Programme mindern die Erlöse des Tages vor dem Ausdruck des Tagesendsummen-Bons (Z-Bon). Doch Vorsicht: Eine solche Manipulation ist Steuerhinterziehung und wer Steuern hinterzieht, muss diese nicht nur nachzahlen, sondern wird auch zu Geldstrafen oder sogar zu Freiheitsentzug verurteilt. Wird für die Kassenmanipulation ein spezielles Softwareprogramm genutzt, so haftet auch die Softwarefirma für die mit dem Programm hinterzogenen Steuern. Eine Softwarefirma wurde kürzlich zur Zahlung von 1,6 Millionen EUR verurteilt.

Hinweis

Betriebsprüfer kennen die Manipulationsmöglichkeiten. Die Vollständigkeit und Unversehrtheit der elektronisch erfassten Kassendaten gehören zu ihren Prüfungsschwerpunkten. Achten Sie deshalb darauf, dass Ihre Registrierkassen prüfungssicher sind.

(Stand: 30.04.2015)

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