Dienstreisen abrechnen wird einfacher

Ab 2014 gelten neue Regelungen

 

Der Gesetzgeber hat das steuerliche Reisekostenrecht umfassend reformiert. Damit sollen Reisekostenabrechnungen ab 2014 einfacher werden. Ist der Unternehmer dienstlich unterwegs, kann er seine Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen. Abziehbar sind Verpflegungsmehraufwendungen, Unterkunfts- und Fahrtkosten. Fallen bei Dienstreisen und Auswärtstätigkeiten seiner Arbeitnehmer Reisekosten an, kann der Unternehmer diese steuerfrei erstatten.

Nur noch zwei Verpflegungspauschalen

Bei Dienstreisen können ab 2014 die folgenden Pauschbeträge angesetzt werden:

Abwesenheit Pauschbetrag

Über 8 Stunden                                                                          12 EUR
Ganztägig bzw. 24 Stunden                                                       24 EUR
An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen
(auch bei Abwesenheit von weniger als 8 Stunden)                  12 EUR

Arbeitgeber dürfen ihren Arbeitnehmern auch höhere Beträge erstatten. In diesem Fall sind die Mehraufwendungen jedoch zu versteuern. Dies kann der Arbeitgeber mit einer 25 %igen Pauschalversteuerung übernehmen. Sozialversicherungsbeiträge fallen dann nicht an. Zudem ist zu beachten, dass die Zahlungen des Arbeitgebers die steuerfreien Verpflegungspauschalen nicht um mehr als 100 % überschreiten dürfen.


Und noch eine Einschränkung gilt: Ist ein Arbeitnehmer vorübergehend auswärts an einem Beschäftigungsort tätig, darf der Arbeitgeber die Verpflegungspauschalen nur für die ersten drei Monate steuerfrei ersetzen. Verpflegungspauschalen, die nach Ablauf der drei Monate gezahlt werden, sind stets lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Dies gilt nicht bei Tätigkeiten auf Fahrzeugen, z. B. bei Fernfahrern. Wird eine länger als drei Monate andauernde Auswärtstätigkeit durch Krankheit oder Urlaub von mindestens vier Wochen unterbrochen, können erneut für drei Monate Verpflegungspauschalen gezahlt werden.

Unentgeltliche Mahlzeiten mindern die Verpflegungspauschale

Gewährt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei einer Dienstreise oder einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit, sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen: um 4,80 EUR für das Frühstück und je 9,60 EUR für ein Mittag- oder Abendessen. Arbeitgeber können damit nicht mehr die ungekürzten Pauschalen auszahlen und im Gegenzug die Mahlzeiten mit den amtlichen Sachbezugswerten versteuern.

Etwas anderes gilt für Arbeitnehmer, die weniger als acht Stunden auswärts tätig sind oder bei einer Auswärtstätigkeit die 3-Monatsfrist überschritten haben und keine Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen können. Gewährt der Arbeitgeber in diesen Fällen eine Mahlzeit, ist diese mit dem amtlichen Sachbezugswert (2014: 1,63 EUR für ein Frühstück und je 3,00 EUR für ein Mittag- oder Abendessen) zu versteuern. Durch Zuzahlungen des Arbeitnehmers in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes kann die Besteuerung vermieden werden.

Unterkunftskosten nicht mehr unbegrenzt abziehbar

Bei Dienstreisen können Arbeitnehmern die nachgewiesenen Unterkunftskosten für ein Hotel, eine Pension oder eine Wohnung in unbegrenzter Höhe steuerfrei ersetzt werden. Dauert die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit jedoch länger als 48 Monate, dürfen ab dem 49. Monat nicht mehr als 1.000 EUR pro Monat erstattet werden.

Tatsächliche Fahrtkosten sind abziehbar

Wenig geändert hat sich bei den abziehbaren Fahrtkosten. Bei Dienstreisen und vorübergehenden, beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten dürfen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern die tatsächlichen Fahrtkosten oder bei Nutzung des eigenen Pkw des Arbeitnehmers pauschal 0,30 EUR für jeden gefahrenen Kilometer steuerfrei erstatten. Eine Kilometerpauschale in Höhe von 0,20 EUR gilt für diejenigen, die mit dem Motorrad oder Moped unterwegs sind.

(Stand: 20.01.2014)

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