Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

Neue Regelung durch das BMF

 

Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder legt das BMF in einem neuen Schreiben fest, wie die Aufbewahrung von Unterlagen aus Geschäftsvorfälle zu erfolgen hat, die mit Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern erfasst werden.

Die wichtigste Änderung betrifft die bisherige Vereinfachungsregelung, dass die Einzelbons einer elektronischen Registrierkasse nicht aufbewahrt werden müssen, wenn die Tagesendsummenbons (Z-Bons) fortlaufend vorgelegt werden können. Vielmehr ist ab sofort über den Zugriff auf die elektronisch gespeicherten Daten auch der Zugriff auf jeden Einzelbon vorzusehen. Eine Verdichtung der Daten scheidet damit aus.

Sofern Kassensysteme dies momentan nicht vorsehen, ist der Unternehmer verpflichtet alle technisch möglichen Softwareanpassungen und Speichererweiterungen vorzunehmen.

Für Registrierkassen, die einen derartigen unverdichteten Zugriff bauartbedingt nicht ermöglichen, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2016. Bis zu diesem Datum dürfen sie weiter verwendet werden. Zwangsweise Ersatzbeschaffungen werden so 6 Jahre in die Zukunft verschoben. Die Frist entspricht der Nutzungsdauer von Registrierkassen gemäß amtlicher AfA-Tabelle. Danach gibt es keine Vereinfachungen mehr.

(Stand: 28.01.2011)

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