Kopieren Sie noch oder scannen Sie schon?

Achtung bei der Aufbewahrung von Thermobelegen

 

Erhalten Unternehmer Rechnungen, müssen diese für mindestens die nächsten 10 Jahre sicher aufbewahrt werden. Sicher ist dabei das Stichwort und bedeutet, dass die Belege mindestens 10 Jahre lesbar sein müssen. Der Unternehmer ist dafür verantwortlich und muss alle ihm zumutbaren Maßnahmen ergreifen, um die Anforderung zu erfüllen.

Thermobelege sind nicht beständig

Leider gibt es jedoch Papierbelege, bei denen diese Lesbarkeit keineswegs sichergestellt ist. Und dies unabhängig von allen Bemühungen des Unternehmers. Die Rede ist von sogenannten Thermobelegen. Da es keine gesetzliche Regelung zur Verwendung eines bestimmten Papiers für Rechnungen gibt, sind diese leider immer noch in Gebrauch.

Thermobelege haben die Angewohnheit, im Laufe der Zeit schwarz zu werden. Der eigentliche Aufdruck ist damit nicht mehr sichtbar. Und dies unabhängig davon, wie der Rechnungsempfänger den Papierbeleg lagert. Um hier die Lesbarkeit zu sichern, bleibt dem Rechnungsempfänger nichts anderes übrig, als alle erhaltenen Thermobelege zu kopieren und die Kopie zusammen mit dem Originalbeleg über mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Die Finanzverwaltung hält es für zumutbar, dass der Unternehmer alle Thermobelege kopiert.

Dass die Bundesregierung kein Problem in dieser misslichen Lage sieht, verdeutlicht eine parlamentarische Anfrage der Abgeordneten Nicole Maisch (BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN). Laut Auskunft des parlamentarischen Staatssekretärs Hartmut Koschyk (vgl. Bundestagsdrucksache 17/14821) besteht im Hinblick auf die Thermobelege kein Regelungsbedarf, weil anstelle der Kopie der Unternehmer den Beleg auch scannen und elektronisch aufbewahren könnte.

Scannen anstatt zu kopieren ist die Lösung

Das Scannen einzelner Belege löst das eigentliche Problem nicht. Die bessere Lösung ist so einfach wie offensichtlich. Wenn der Unternehmer sich sowieso schon um einzelne Belege kümmern muss, warum scannt er seine Belege nicht gleich komplett ein!? Mit entsprechender Technik und sicheren Archivierungsprogrammen ist dies heute kein Problem mehr. Bei der ETL wird hierfür die eigens entwickelte Onlineplattform ETL PISA für die Archivierung genutzt. Mit ihr sind alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und der Unternehmer hat noch die Möglichkeit, sich von jedem Ort der Welt aus online (z. B. mit dem tablet) jeden einzelnen seiner Belege jederzeit problemlos anzuschauen. Und das I-Tüpfelchen: Das Papierarchiv im Keller kann man sich sparen, da elektronisch sicher archivierte Belege vernichtet werden können.

(Stand: 19.12.2013)

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