Neues Reisekostenrecht ab 2014

Hoteliers und Gastronomen sollten handeln

 

Ab 1. Januar 2014 gilt ein neues Reisekostenrecht. Damit sollen die Reisekostenabrechnungen einfacher werden. Auch für Gastronomen und Hoteliers besteht Handlungsbedarf.

Abrechnungen der Verpflegungspauschalen werden einfacher

Wie bisher können bei einer Dienstreise oder einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden. Ab Januar 2014 gibt es nur noch Pauschalen von 12 EUR und 24 EUR, die von der Abwesenheitsdauer abhängen. Für eintägige Auswärtstätigkeiten gibt es eine Pauschale von 12 EUR bei einer Mindestabwesenheitszeit von mehr als acht Stunden (bisher 6 EUR ab acht Stunden und 12 EUR erst ab 14 Stunden), für ganztägige Abwesenheiten weiterhin 24 EUR. Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten wird für den An- und Abreisetag, unabhängig von einer Mindestabwesenheitszeit, jeweils ein Pauschbetrag von 12 EUR gewährt. Die Verpflegungspauschalen können entweder als Betriebsausgabe bzw. Werbungskosten abgezogen oder einem Arbeitnehmer vom Gastronom oder Hotelier steuerfrei erstattet werden. Bei vorübergehenden Auswärtstätigkeiten am gleichen Ort können Verpflegungspauschalen maximal für drei Monate steuerfrei an den Arbeitnehmer ausgezahlt werden.

Kürzung der Verpflegungspauschalen bei Mahlzeitengestellung

Gewährt der selbständige Gastronom bzw. Hotelier seinem Arbeitnehmer bei einer Dienstreise oder Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit, sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen: um 4,80 EUR für das Frühstück und um je 9,60 EUR für ein Mittag- oder Abendessen. Arbeitgeber können damit nicht mehr die ungekürzten Pauschalen auszahlen und im Gegenzug die Mahlzeiten mit den amtlichen Sachbezugswerten (1,63 EUR für ein Frühstück und je 3,00 EUR für ein Mittag- oder Abendessen) versteuern. Etwas anderes gilt für Arbeitnehmer, die weniger als acht Stunden auswärts tätig sind oder bei einer Auswärtstätigkeit die 3-Monatsfrist überschritten haben und keine Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen können. Gewährt der Arbeitgeber in diesen Fällen eine Mahlzeit, ist diese mit dem amtlichen Sachbezugswert zu versteuern. Durch Zuzahlungen des Arbeitnehmers in Höhe des amtlichen Sachbezugswertes kann die Besteuerung vermieden werden.

Möchte ein selbständiger Gastronom bzw. Hotelier seinem Mitarbeiter bei einer Dienstreise die Übernachtungs-  und Verpflegungskosten ersetzen, gibt es verschiedene Abrechnungsmöglichkeiten. Das sollten Unternehmer der Gastronomie und Hotellerie nicht nur als Arbeitgeber, sondern vor allem auch als Dienstleister von Dienstreisenden beachten. Hier ist im Sinne des Kunden darauf zu achten, dass die Rechnungsstellung flexibel ist. So kann die Übernachtung einschließlich Frühstück pauschal in einer Rechnung abgerechnet werden, auch wenn für umsatzsteuerliche Zwecke die 7%igen (Übernachtung) und 19%igen (Verpflegung und sonstige Dienstleistungen) Leistungsanteile auszuweisen sind. Kunden werden aber möglicherweise auch wünschen, zwei separate Rechnungen zu erhalten. Darauf sollten sich Gastronomen und Hoteliers einstellen. Die ETL ADHOGA-Berater sind Ihnen gerne mit fachkundigem Rat behilflich.

Beispiel:

Ein Angestellter nimmt an einer zweitägigen Fortbildung teil. Er reist am Freitag an und am Sonnabend wieder ab. Die Hotelübernachtung einschließlich Frühstück wird zu einem Gesamtpreis von 70 EUR berechnet. Der Arbeitnehmer zahlt die Rechnung und lässt sich die Reisekosten von seinem Arbeitgeber ersetzen.

Für die Reisekostenabrechnung gibt es zwei Möglichkeiten, die jedoch zum gleichen Ergebnis führen. Der Arbeitgeber kann die Übernachtungskosten in Höhe von 65,20 EUR (70 EUR abzüglich 4,80 EUR für das Frühstück) sowie Verpflegungspauschalen in Höhe von 24 EUR (jeweils 12 EUR für An- und Abreisetag) steuerfrei ersetzen, insgesamt also 89,20 EUR.

Erstattet er dem Arbeitnehmer den vollen Rechnungsbetrag von 70 EUR, muss er die Verpflegungspauschalen um 4,80 EUR für das Frühstück kürzen. Er darf damit nur 19,20 EUR (12,00 EUR + 7,20 EUR) als Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei auszahlen. Im Ergebnis können für Übernachtung und Verpflegung ebenfalls 89,20 EUR ersetzt werden. Zahlt der Arbeitgeber keine Verpflegungspauschalen, darf der Arbeitnehmer auch nur die gekürzte Pauschale (19,20 EUR) als Werbungskosten in seiner Steuererklärung abziehen.

Ein selbständiger Gastronom bzw. Hotelier könnte denselben Betrag als Betriebsausgabe abziehen. Voraussetzung ist jedoch stets, dass die Dienstreise ausschließlich beruflich veranlasst war.

Unterkunftskosten bei Auswärtstätigkeit: Kosten bis 1.000 EUR abziehbar

Unterkunftskosten, die mit einer beruflichen Auswärtstätigkeit zusammenhängen, sind in vollem Umfang als Betriebsausgaben abzugsfähig. Dabei ist egal, ob die Kosten für die Übernachtung in einem Hotel oder einer Pension anfallen oder ob eine Wohnung angemietet wird. Auch die Größe einer gemieteten Wohnung spielt keine Rolle. Dies gilt allerdings nur für die Dauer von 48 Monaten. Bei Auswärtstätigkeiten über 48 Monate hinaus, sind die Kosten ab 2014 nur noch bis zu einem Höchstbetrag von monatlich 1.000 EUR abzugsfähig. Hoteliers sollten dies bei Kunden beachten, die Zimmer für längerfristige Projekte anmieten. Wir raten Ihnen bei Dauergästen, die vertraglichen Vereinbarungen zu prüfen. Die ETL ADHOGA-Berater unterstützen Sie gern bei der Umstellung der Reisekostenabrechnung. Sprechen Sie uns an!

(Stand: 27.12.2013)

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